Administratör, till stadsledningen

Vill du arbeta med och utveckla stadens mötesadministration? Vi söker nu en administratör till stadsledningen.

OM MARIEHAMNS STAD

Hos oss på Mariehamns stad arbetar vi mot vision 2040, där kvalitetsliv står i centrum. Vi satsar på hållbarhet, hälsa och gemenskap samt erbjuder dig en arbetsplats som uppmuntrar idéer och kreativitet. Vi vill att du ska trivas och må bra på jobbet. Därför erbjuder vi bland annat utökad företagshälsovård och ett välmåendebidrag där du kan välja mellan motion, kultur eller massage. Du får också subventionerad tillgång till stadens idrottsanläggningar och möjlighet att hyra sommarstuga utan kostnad.

Dessutom gäller semester enligt kollektivavtalet AKTA - upp till 38 dagar per år beroende på din intjänade arbetserfarenhet.



VÅR VERKSAMHET

Stadsledningen ansvarar för samordning, ledning och utveckling av hela organisationen. Målet är att digitalisera den interna servicen och erbjuda stadens verksamheter effektivt administrativt stöd. Till stadsledningens uppgiftsområden hör bland annat mötesadministration, ärendehantering, dokumenthantering och diarieföring.



HUVUDSAKLIGA ARBETSUPPGIFTER

- helhetsansvar för administration av möten i fullmäktige, styrelse och nämnd från kallelser och föredragningslistor till protokoll och expediering av beslut,

- utveckla stadens gemensamma processer för mötesadministration samt effektivera användningen av digitala systemstöd,

- ansvar för stadens matrikel över förtroendevalda,

- uppgifter inom stadens registratorsgrupp,

- mötessekreteraruppdrag,

- handleda stadens övriga organisation inom de egna uppgiftsområdena.



KVALIFIKATIONER

Du har relevant eftergymnasial utbildning, alternativt annan utbildning och arbetserfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig.



KOMPETENS

Vi ser gärna att du har:

- erfarenhet av liknande arbetsuppgifter

- kunskaper inom den lagstiftning som reglerar kommuner och offentlig förvaltning, särskilt kommunallagen, förvaltningslagen och offentlighetslagen,

- förmåga att arbeta noggrant och självständigt,

- erfarenhet av verksamhetsutveckling med hjälp av digitalisering,

- hög IT-kompetens med erfarenhet av arbete i ärendehanteringssystem och goda kunskaper i Officepaketet,

- god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska.



VILLKOR

Anställningen är tillsvidare, byråarbetstid på heltid, 36,25 timmar per vecka, och med tillträde enligt överenskommelse. Vid anställningen tillämpas prövotid om sex månader.



ANONYM REKRYTERING

För att främja likabehandling och jämlikhet görs den här rekryteringen anonymt i Kuntarekry. Detta innebär att ansökningarna behandlas utan namn, ålder, modersmål och kön fram till intervjuerna. Fyll i punkterna om examen och arbetserfarenhet eftersom de som ska intervjuas väljs utifrån dessa uppgifter. När du skriver din arbetsansökan ange då inte några personuppgifter i din fritt formulerade ansökan, med personuppgifter avses till exempel adress, telefonnummer, e-postadress eller andra uppgifter som kan identifiera dig. Rekryteringsgruppen väljer de personer som ska intervjuas bland de anonyma ansökningarna. Efter detta fortlöper rekryteringen som normalt. Observera att ansökningarna kan bli offentliga efter att urvalet av kandidater har gjorts.



Tilläggsuppgifter ges av Henrik Häggblom, henrik.haggblom(at)mariehamn.ax, 018-531202