Kun olet yhteydessä Åland Livingiin, tallennamme henkilötietosi. Tarvitsemme tietoja voidaksemme vinkata työpaikoista, asumisesta ja muusta, mikä voi helpottaa sinua, joka haluat muuttaa Ahvenanmaalle. 

Henkilötietopolitiikka

Åland Living on osa Ahvenanmaan työmarkkina- ja opintopalveluviranomaista (Ams). Rekisterinpitäjänä Åland Living vastaa henkilötiedoista, jotka annat meille. Käsittelemme henkilötietojasi voimassa olevan tietosuojalainsäädännön määräysten mukaisesti.

Jotta voisit tuntea olosi turvalliseksi henkilötietojesi käsittelyssä, tässä henkilötietopolitiikassa kuvataan, miten keräämme, säilytämme ja käsittelemme henkilötietojasi. Siinä kuvataan myös oikeutesi ja se, miten voit vedota niihin.

On tärkeää, että tutustut henkilötietopolitiikkaan ja ymmärrät sen.

Henkilötietopolitiikan soveltamisala

Tämä henkilötietopolitiikka koskee rekisteröityjä, joiden henkilötiedot saapuvat Åland Livingiin ja joita siten käsittelemme. Se koskee myös jonkin järjestelmämme, ohjelmamme ja/tai palvelumme sekä verkkosivumme ja sosiaalisen median käyttöä. 

Henkilötietopolitiikka koskee myös sinua, joka olet työsuhteessa Åland Livingiin.

Ams henkilötietojesi vastuullisena 

Tässä henkilötietopolitiikassa nimitetään Åland Living, Y-tunnus: 0145076-7.

Åland Living on rekisterinpitäjä ja vastaa siten kaikista henkilötiedoista, jotka annat ollessasi yhteydessä meihin.

Åland Livingin tavoitat seuraavasti:
Postiosoite: Ålands arbetsmarknads- och studieservicemyndighet, PB 2026, AX-22111 MARIEHAMN
Käyntiosoite: Nygatan 5, MARIEHAMN
Puhelin: +358 (0)18 25101
Sähköposti: info@alandliving.ax

Käsittelyn tarkoitus

Tärkein tarkoituksemme henkilötietojesi käsittelylle on voida täyttää sitoumukset sinua kohtaan, joka olet ottanut yhteyttä Åland Livingiin. 

Kun ilmoitat olevasi kiinnostunut muuttamaan Ahvenanmaalle digitaalisen ilmoittautumislomakkeemme kautta osoitteessa alandliving.ax, tallennamme tiedot, jotka täytät. Tallennamme myös tiedot sinusta, joka ilmoittaudut korkeakouluharjoittelijaksi Amsin verkkosivun, www.ams.ax, kautta. 

Käsittelemme henkilötietojasi aina niiden laillisten perusteiden nojalla, jotka tietosuoja-asetus asettaa, sekä sen mukaisesti, mitä Ahvenanmaan ja Suomen lainsäädännössä muutoin säädetään.

Mitä tietoja viranomainen kerää sinusta?

Rekisterinpitäjänä Livingillä on vastuu siitä, että henkilötietojasi käsitellään turvallisella tavalla ja että asetusta noudatetaan.

Jotta voisit saada korkeakouluharjoittelupaikan, sinun on annettava henkilötietosi.

Åland Living ei sovella automaattista päätöksentekoa, vaan kaikki päätökset tekee manuaalisesti virkamies tai toimivaltainen elin.

Voimme käyttää henkilötietojasi vastataksemme tiedusteluihisi ja lähettääksemme sinulle sähköpostia tiedottaaksemme toiminnastamme siihen sähköpostiosoitteeseen, jonka olet meille ilmoittanut. Voit milloin tahansa pyytää, ettet saa meiltä sähköpostia.
Åland Living käsittelee henkilötunnustasi silloin, kun se on selkeästi perusteltua tarkoituksen kannalta, välttämätöntä turvallisen tunnistamisen vuoksi tai jos siihen on jokin huomionarvoinen syy. Minimoimme aina henkilötietojesi käytön niin suuressa määrin kuin mahdollista.

Miten käsittelemme henkilötietojasi?

Henkilötietojasi käsittelee vain se Åland Livingin henkilöstö, joka tarvitsee niitä korkeakouluharjoitteluasioiden käsittelyyn sekä tulevien muuttajien ohjaamiseen ja heidän kanssaan viestimiseen.

Åland Livingin rekisteriin tallennetaan sellaiset sinua koskevat tiedot, jotka olet itse antanut rekisteröitymisesi yhteydessä, sekä mahdolliset tiedot, jotka tulevat esiin myöhemmässä vaiheessa. Henkilötietojesi myöhempää käsittelyä hoidetaan saman tarkoituksen mukaisesti kuin silloin, kun ne kerättiin.

Olemme velvollisia ilmoittamaan sinulle, jos haluamme käyttää henkilötietoja jollakin muulla tavalla kuin siihen tarkoitukseen, jota varten ne keräsimme. Joissakin tapauksissa voimme kysyä sinulta, saammeko käyttää aiemmin annettuja henkilötietoja asiasi käsittelyn helpottamiseksi.

Miten henkilötietojasi suojataan?

Åland Living ottaa vakavasti sen luottamuksen, jonka sinä rekisteröitynä olet meille antanut. Suojataksemme henkilötietoja luvattomalta pääsyltä, väärinkäytöltä, paljastamiselta tai muuttamiselta toteutamme asianmukaisia fyysisiä, teknisiä ja hallinnollisia toimenpiteitä.

Fyysinen turvallisuus on suunniteltu estämään luvaton pääsy tietokantalaitteistoon. Sähköiset turvatoimet, kuten palomuurit, pääsynrajoitukset ja salaus, suojaavat tietomurroilta ja muulta luvattomalta pääsyltä.

Åland Livingin työntekijät noudattavat voimassa olevia tietoturvamääräyksiä.

Jos Åland Living toteutetuista toimenpiteistä huolimatta joutuisi henkilötietojen tietoturvaloukkauksen kohteeksi, ilmoitamme loukkauksesta Datainspektionenille 72 tunnin kuluessa siltä varalta, että näemme loukkauksen muodostavan riskin rekisteröidyn mahdollisille vapauksille ja oikeuksille. Ilmoitus tehdään niiden raportointisääntöjen mukaisesti, jotka Datainspektionen tarjoaa. Joissakin tapauksissa otamme yhteyttä myös niihin henkilöihin, joita henkilötietojen tietoturvaloukkaus on koskenut.

Kenen kanssa jaamme henkilötietojasi?

Åland Living ei myy mitään asiakastietoja edelleen.

Henkilötietojasi jaetaan maakunnan palkkayksikölle palkan/korkeakouluharjoittelun maksamista varten sekä Amsin toimeentuloturvalle korkeakouluharjoittelun rekisteröintiä varten. 

Missä käsittelemme henkilötietojasi?

Åland Living pyrkii siihen, että henkilötietoja käsitellään aina EU:n/ETA:n sisällä ja että kaikki omat IT-järjestelmämme sijaitsevat EU:n/ETA:n sisällä.

Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi?

Åland Living säilyttää henkilötietojasi niin kauan kuin se on kohtuudella tarpeen sen tarkoituksen/niiden tarkoitusten täyttämiseksi, joita varten ne kerättiin, sekä asetuksen tai sovellettavien lakien noudattamiseksi.

Heti kun henkilötiedot eivät enää ole tarpeen niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty tai muutoin käsitelty, ne poistetaan.

Henkilötietoja, jotka lähetetään Åland Livingille ilman että niitä on pyydetty, ei säilytetä, tietyin poikkeuksin, kuten esimerkiksi avoimet työhakemukset.

Henkilötietojen arkistoinnissa noudatetaan arkistolakeja ja muita määräyksiä. Henkilötietojen säilyttäminen määräytyy niiden voimassa olevien lakien ja muiden määräysten mukaisesti, jotka sääntelevät tietojen käsittelyä.

Mitä oikeuksia sinulla on?

• Sinulla on oikeus tarkistaa, mitä henkilötietoja meillä on tallennettuna.
• Sinulla on oikeus pyytää rekisteriote, josta näet, mitä henkilötietoja sinusta on rekistereissämme.
• Sinulla on oikeus pyytää kirjallisesti oikaisua, jos huomaat, että meillä on sinusta virheellisiä tietoja rekisteröitynä.
• Sinulla on oikeus tulla poistetuksi näillä edellytyksillä.
  
  • Tietoja ei enää tarvita siihen tarkoitukseen, jota varten ne kerättiin.
  • Tiedot säilytetään suostumuksellasi ja peruutat suostumuksen.
  • Käsittely perustuu etujen punnintaan eikä ole olemassa oikeutettuja syitä, jotka painavat enemmän kuin sinun etusi.
  • Henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
  • Henkilötiedot on poistettava sellaisen lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi, joka meitä koskee.
• Oikeus tulla poistetuksi ei koske tilanteita, joissa Åland Living on lain (esim. kirjanpitolain) nojalla velvollinen säilyttämään tiedot. Voi myös olla, että käsittely on tarpeen, jotta voimme vahvistaa, esittää tai puolustaa oikeudellisia vaateita.
• Sinulla on oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista, mutta tämä oikeus ei ole ehdoton, vaan arviointi on tehtävä jokaisessa yksittäistapauksessa.
• Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä, ja Åland Living lopettaa tällöin käsittelyn siksi aikaa, kun asiaa selvitetään.

Jos haluat vedota johonkin oikeuksistasi, ota yhteyttä viranomaispäällikkö Tomas Lundbergiin puhelimitse (018) 25501 tai sähköpostitse info@ams.ax

Tietosuojavastaava

Åland Living käyttää Ahvenanmaan maakunnan hallituksen tietosuojavastaavaa.

Tietosuojavastaavan tehtävänä on valvoa, että tietosuoja-asetusta noudatetaan, esimerkiksi suorittamalla tarkastuksia ja tiedotustoimia.

Tietosuojavastaavaan voit ottaa yhteyttä, jos Åland Living käsittelee henkilötietojasi ja sinulla on siitä kysyttävää.

Tietosuojavastaava Ahvenanmaan maakunnan hallituksen kautta
Puhelin: +358 (0)18 25 119
Sähköposti: dataskyddsombud@regeringen.ax

Datainspektionen – Jos sinulla on valituksia

Datainspektionen vastaa asetuksen soveltamisen valvonnasta.

Jos katsot, että Åland Living on käsitellyt henkilötietojasi asetuksen vastaisella tavalla, sinulla on oikeus tehdä valitus Datainspektionenille.

Yhteystiedot löydät Datainspektionenin verkkosivulta.

Muutokset tähän henkilötietopolitiikkaan

Mahdolliset päivitetyt versiot politiikasta julkaistaan verkkosivullamme.